Hoe werkt de Activity Hub?
Het gebruik van de Activity Hub is eenvoudig en sluit naadloos aan op de bestaande Bubble-ervaring. Tijdens een telefoongesprek verschijnt de vertrouwde pop-up notificatie met beller informatie, actieknoppen, call control (indien ondersteund door het telefonieplatform) en de andere functies die gebruikers gewend zijn.
Gesprek naar Activity Hub
Wanneer de Activity Hub is ingeschakeld, ontvang je direct na afloop van het gesprek een notificatie. Daar kun je, indien gewenst, handmatig nog een telefonienotitie toevoegen. Verwacht je dat er een AI-transcriptie volgt? Klik simpelweg op het AI-icoon om de call log naar de Activity Hub te sturen, of stel in dat dit automatisch gebeurt. Het telefonieplatform of een third-party applicatie zet vervolgens de opname automatisch om in een tekstuele samenvatting met behulp van AI. Zodra de transcriptie gereed is, wordt deze gekoppeld aan de call log in de Activity Hub, zodat alle informatie centraal en overzichtelijk beschikbaar blijft.
Automatisch of handmatig matchen
In de instellingen kun je bepalen hoe transcripties worden verwerkt. Je kunt ervoor kiezen dat een AI-transcriptie automatisch naar het CRM wordt gepusht zodra deze in de Activity Hub beschikbaar is. Dat scheelt handwerk en zorgt dat alle informatie direct wordt vastgelegd.
Toch zijn er situaties waarin een handmatige actie nodig is. Denk aan gesprekken waarbij meerdere relaties hetzelfde telefoonnummer delen en je dus de juiste relatie moet selecteren. Of wanneer een contact helemaal nog niet in het CRM bestaat en je deze eerst wilt toevoegen om de transcriptie correct te kunnen koppelen.
Sommige gebruikers geven er ook bewust de voorkeur aan om de transcripties altijd handmatig te verwerken. Zo kun je de tekst eerst nalezen, aanpassen en waar nodig corrigeren of zelfs verwijderen. Een extra voordeel: eventuele call notes die tijdens het gesprek zijn toegevoegd, worden automatisch meegenomen in de uiteindelijke transcriptie, zodat je één compleet en accuraat verslag in je CRM hebt.
Handmatig zoeken
Wanneer een contact onbekend is in het CRM, of wanneer je de AI-transcriptie wilt koppelen aan een andere contactpersoon of organisatie dan de gevonden resultaten, kun je de functie Assign Call Log to Search Result gebruiken. Hiermee kun je realtime zoeken in je CRM en de transcriptie aan het juiste contact of bedrijf koppelen, mits je CRM deze functionaliteit ondersteunt.
Activiteiten automatisch of handmatig opruimen
Activiteiten blijven maximaal zeven dagen zichtbaar in de Activity Hub, tenzij je ze eerder handmatig verwijdert. Met de multi-select functie kun je eenvoudig meerdere activiteiten tegelijk verwijderen. Ook kan het zo zijn dat een activiteit verdwijnt op basis van de door jou ingestelde timer: die bepaalt hoe lang een activiteit blijft staan terwijl er gewacht wordt op een AI-transcriptie. Zodra deze periode is verstreken, wordt de activiteit automatisch naar het CRM gepusht – met of zonder transcriptie, afhankelijk van de beschikbaarheid.
